O trabalho remoto é uma tendência que veio para ficar mesmo após a pandemia, com funcionários precisando de acessos e segurança em qualquer lugar, seja em uma viagem de negócios, visita a cliente, ou apenas um dia em que esteve impossibilitado de chegar ao escritório. E mesmo no contexto do trabalho tradicional no office, o acesso e compartilhamento online de arquivos não é mais uma opção, e sim um aspecto essencial para agregar mais produtividade, transparência e segurança à rotina corporativa.
Pensando nisso, elaboramos uma lista com os principais serviços de compartilhamento de arquivos e as suas principais características. Ao final desse artigo, há também um link para o nosso webinar “Trabalho remoto: colaboração em arquivos com segurança”, que entrará mais a fundo nesses aspectos e como eles devem ser avaliados.
Sharepoint Online
Os recursos do Sharepoint Online estão disponíveis para qualquer organização com o Microsoft 365, independente do tamanho. Ao aproveitar ao máximo o armazenamento de arquivos do SharePoint no Microsoft 365, você pode evitar comprar armazenamento em nuvem de outros provedores e aproveitar vantagens como acesso a arquivos em qualquer lugar, segurança de nível empresarial, compartilhamento seguro de arquivos fora da organização, colaboração em tempo real e possibilidade de recuperação de versões anteriores de arquivos.
Os arquivos armazenados em locais de armazenamento do Sharepoint Online são criptografados em trânsito e em repouso e verificados por vírus. O administrador também pode gerar políticas de prevenção contra perda de dados, impedindo que arquivos específicos sejam compartilhados fora da organização, rótulos que impedem que certos arquivos sejam editados ou deletados, rótulos de sensibilidade que classificam e protegem arquivos altamente confidenciais com criptografia e permissões, além de relatórios de atividade e a possibilidade de retomar os arquivos para um período específico caso eles sejam deletados incorretamente ou sofram um ataque de criminosos virtuais.
Quando vários usuários editam um arquivo do Office ao mesmo tempo, uma notificação mostrará que outras pessoas estão trabalhando no arquivo.
Google Drive
O Google Drive é a solução de armazenamento em nuvem do Google, utilizado não só por empresas, como também por qualquer usuário que tenha uma conta no Gmail. O servidor de arquivos na nuvem oferece 15GB de espaço gratuito e diversos planos empresariais, além de acesso via computador ou dispositivo mobile IOs ou Android, integração de conta e arquivos, sincronização do computador para a nuvem, e acesso a ferramentas como Google Docs, Google Sheets e Google apresentações, essenciais para o compartilhamento de arquivos com outros colaboradores.
A Google vem constantemente aprimorando as configurações de compartilhamento de arquivos na plataforma, porém algumas funcionalidades relacionadas a permissionamento e gestão de arquivos ainda podem não ser as ideais para alguns gestores.
Dropbox
Um dos serviços mais populares de armazenamento em nuvem, o Dropbox também conta com uma opção gratuita, que permite o uso de até 2GB. Existem vários pacotes pagos e empresariais (Dropbox Business), com a opção de criar times e definir quem pode acessar e editar arquivos. Outras vantagens incluem recurso de solicitação de arquivos, acesso via computador e dispositivos mobile, visualização e edição de arquivos sem necessidade de download, compartilhamento de arquivos através de links – mesmo com usuários que não tenham uma conta no Dropbox.
WeTransfer
O grande diferencial dessa ferramenta é que o usuário pode compartilhar arquivos de até 2GB com qualquer pessoa, sem a obrigatoriedade de que tanto o remetente quanto o destinatário possuam uma conta no serviço. O WeTransfer também conta com uma opção paga e armazena arquivos nessa modalidade que podem ser compartilhados com facilidade, embora a ferramenta ainda não ofereça opções de edição online e integrada entre equipes, além de permissionamento e outras ferramentas de gestão dos arquivos.
OneDrive
Outra opção da Microsoft, o OneDrive tem se tornado cada vez mais uma parte essencial do Windows. Com essa ferramenta é possível fazer backup de dados, criar pastas compartilhadas e definir as pessoas que devem ter acesso aos seus arquivos. A ferramenta possui integração completa com o Microsoft 365, com 1TB de armazenamento em nuvem, compartilhamento de documentos e recuperação em caso de ransomware.
Ficou interessado em trabalho e remoto e colaboração em arquivos? Participe do nosso webinar no dia 24/06 e saiba mais sobre:
- Problemas comuns como a necessidade de estar localmente na empresa ou acessar uma VPN para usar o servidor de arquivos;
- Colaboração e edição de arquivos em nuvem;
- Gestão de acessos e segurança no compartilhamento de arquivos;
- Ferramentas como SharePoint, Dropbox, GoogleDrive e OneDrive.
Clique aqui para se inscrever.
